regionale Koordinatoren
Das Veranstaltungskonzept sollte bekannt sein.
Das Hauptziel für die Veranstalter in Berlin gilt auch für die anderswo: Es soll keinen großen Aufwand erfordern, sich am Linux Presentation Day zu beteiligen, weder für die Betreiber eines Standorts noch für diejenigen, die die Gesamtkoordination in einer Stadt übernehmen.
Wer in einer weiteren Stadt die Durchführung des Linux Presentation Day organisieren will, sollte zunächst Kontakt mit den Berliner Veranstaltern aufnehmen. Möglicherweise bestehen schon andere Kontakte in die Gegend (zu Mitveranstaltern oder Sponsoren).
Die regionalen Koordinatoren einer Stadt / Gegend übernehmen die Kommunikation mit den anderen Städten in grundsätzlichen Fragen wie der Terminfestlegung.
lokale Website
Zu den ersten Aufgaben gehört die Einrichtung einer Website (erst mal einer vorläufigen, damit was verlinkt werden kann; Beispielseite). Die kann sehr einfach gehalten werden, es reicht auch eine einzelne Seite. Diese muss enthalten:
die Kontaktdaten der Ansprechpartner (ggf. getrennt für Besucher und Mitveranstalter / Unterstützer / Medien)
kurze Erklärungen für Besucher und Mitveranstalter; dabei kann auf die zentrale Website verwiesen werden
eine Übersicht der Standorte und deren Termin und Zeitraum mit Links zu deren Seite; es bietet sich an, Abweichungen vom Standardprogramm dort aufzuführen, damit Interessenten sich nicht durch die Seiten aller Standorte klicken müssen
Um Diskussionen darüber, wem die Domain gehören soll oder welche es denn sein soll, den Wind aus den Segeln zu nehmen, besteht die Möglichkeit, die Subdomain stadt.linux-presentation-day.de zu nutzen, denn diese Adresse sollte über den nächsten Termin hinaus Bestand haben; analog gibt es dann stadt@linux-presentation-day.de als E-Mail-Weiterleitung. Subdomains dieser Form sind für die zentrale Webseite einer Stadt / Region reserviert; für einfache Standort-Webseiten gibt es andere (siehe die Seite für Veranstalter).
Die einfache Möglichkeit ist ein HTTP-Redirect. Wer die Subdomain aufruft, wird auf Eure Webseite weitergeleitet; dann steht allerdings die URL Eurer Seite in der Adressleiste des Browsers. Das funktioniert mit allen Webseiten, und Ihr müsst dafür nichts tun.
Diejenigen, die die von ihrem Webserver bedienten Domains konfigurieren können (weil sie root-Zugriff auf das System haben oder weil ihr Provider das anbietet), können einen regulären DNS-Eintrag bekommen. Wenn dann die Subdomain aufgerufen wird, bleibt diese Adresse im Browser.
Mailinglisten
Es wird zumindest eine Mailingliste (o.Ä.) für die Kommunikation unter den Veranstaltern benötigt. Sinnvoll mag es sein, getrennte Listen für einerseits die Diskussion und andererseits "offizielle" Mitteilungen (ggf. das Ergebnis der Diskussion) zu haben, denn nicht jeder hat Lust, einen Haufen zusätzlicher E-Mails zu bekommen, zumal das Wichtige dann leichter übersehen werden kann. Dass die Veranstalter sich aber von der Liste abmelden und dann gar nicht mehr systematisch erreichbar sind, ist keine Option.
Um Helfer, die zu keiner der Veranstalter-Organisationen gehören, aber hier und dort dringend gebraucht werden, leicht einzubinden, kann man ebenfalls eine Mailingliste nutzen, auf der die Veranstalter ihren Bedarf anmelden. Mit mehr Aufwand ist natürlich auch eine effizientere Verteilung des Personals möglich.
Es mag außerdem sinnvoll sein, eine für Besucher einzurichten (auf die nur die regionalen Koordinatoren schreiben können). Auf diese Weise können Interessierte, die mit viel Vorlauf von der Veranstaltung erfahren, kurz vorher daran erinnert werden; außerdem können sie über Änderungen (wie weitere Standorte oder Programmergänzungen) auf dem Laufenden gehalten werden. Diejenigen, die an dem Termin keine Zeit haben, können auf den Folgetermin unf ggf. ergänzende Veranstaltungen hingewiesen werden.
Wenn sich keine andere Möglichkeit findet: Mailinglisten können über die zentrale Organisation in Berlin kostenlos bereitgestellt werden.
Mitveranstalter suchen
Sofern die sich nicht "von selbst" ergeben, müssen die regionalen Koordinatoren sich darum kümmern, dass es in ihrer Stadt / Gegend genügend Standorte gibt.
Multiplikatoren suchen
Es dürften einige Leute / Organisationen geben, die der Veranstaltung wohlwollend gegenüberstehen, aber (noch) nicht als Mitveranstalter oder Sponsor in Frage kommen, etwa Schulen. Diese könnten aber ihre Möglichkeiten – online wie offline – nutzen, um auf die Veranstaltung aufmkerksam zu machen.
Werbematerialien
Ohne Plakate, Aufkleber und Flyer ist eine solche Veranstaltung keine richtige Veranstaltung. Diese Materialien werden nach Absprache mit den Koordinatoren zentral erstellt; es ist geplant (und absehbar möglich), dass die dann kostenlos in jede Stadt / Region geschickt werden, aber nicht an jeden Standort. Die regionalen Koordinatoren sind für die Verteilung des Materials an die Standorte in ihrem Gebiet zuständig.
Wenn die regionalen Koordinatoren selber über ein kleines Budget (50–150 EUR) verfügen oder einen Sponsor dafür finden und die Veranstaltung mit Plakaten und / oder Flyern bewerben wollen, können sie selber angepasste Versionen erstellen. Vorlagen dafür gibt es bei den Berlinern.
Pressearbeit
Die regionalen Koordinatoren können sich um die Pressemitteilungen für die Lokalpresse kümmern (das kann aber auch die Agentur übernehmen). Dafür gibt es von den Berlinern Empfehlungen.
Wenn nicht schon gute Kanäle zur lokalen Presse bestehen, dabb bringt es wenig, weinfach nur per E-Mail eine Presemitteilung zu verschicken. Mögliche Ansätze für bessere Pressekontakte:
Ein paar Wochen vor dem LPD anfragen, ob Interesse an einer kurzen Vorführung in der Redaktion besteht, damit die Journalisten, die Linux ja typischerweise nicht kennen, einen Eindruck davon bekommen, worum es dabei geht, und außerdem besser entscheiden können, ob sie den Termin besuchen wollen, um davon zu berichten.
Die Beteiligung von Hochschulen, Schulen und Volkshochschulen dürfte die Relevanz für die lokalen Medien erhöhen (auch wenn die Schulen das womöglich nichtöffentlich machen); außerdem haben diese Organisationen (mit Ausnahme der Schulen) typischerweise einen guten Kontakt zur lokalen Presse.
Ebenso mag es medial hilfreich sein (und außerdem Laufkundschaft bringen und für die direkte Bewerbung nützlich sein), die Veranstaltung (auch) in öffentlichen Räumlichkeiten wie einer Bibliothek zu machen.
Veranstaltungskalender
Die regionalen Koordinatoren sollen den LPD in die Veranstaltungskalender ihrer Region eintragen.
Absprachen
Zum Konzept der Veranstaltung gehört, dass jedem möglichst wenig reingeredet wird. Dementsprechend gibt es aus Berlin keine inhaltlichen Vorgaben, wie die Veranstaltung zu gestalten ist. Was sie als Empfehlung veröffentlichen, sollen die Veranstalter in jeder Stadt untereinander klären.
Neben der inhaltlichen Ausgestaltung muss auf jeden Fall geklärt werden, was der Termin für die jeweilige Stadt sein soll; dass sich bundesweit alle Städte auf einen Termin einigen können, erscheint unwahrscheinlich (und unproblematisch). In jeder Stadt sollte eher der dort beste Termin gewählt werden als der, für den sich deutschlandweit die meisten Städte entscheiden. Der beste Termin dürfte zumeist der sein, der den meisten Veranstaltern passt.
Ressourcenverteilung
Vermutlich gibt es Interessierte Organisationen, denen Helfer und / oder Computer und / oder sogar Räumlichkeiten fehlen. Die regionalen Koordinatoren können auf ihrer Website darum bitten, dass Helfer und Leute, die Computer oder Räumlichkeiten zur Verfügung stellen würden, sich bei ihnen melden, und dann Angebot und Nachfrage sinnvoll zusammenbringen. Am einfachsten ist das mit Mailinglisten, aber zumindest bei Computern und Räumlichkeiten mag eine zentrale Verteilung besser sein.
Sponsoren / Werbung
Ein wünschenswertes Extra ist die Akquise von Sponsoren, damit die Veranstaltung beworben werden kann – um die Abhängigkeit von der Berichterstattung zu reduzieren (und vielleicht auch die Wahrscheinlichkeit einer Berichterstattung zu erhöhen).
Es gibt 900 Volkshochschulen in Deutschland, und zumindest bei denen in größeren Städten ist das Interesse an einer LPD-Teilnahme insgesamt erheblich. Eine VHS braucht vor alle Leute, die die Veranstaltung durchführen, denn Räume und Computer sind ja vorhanden. Mindestens einen Linux-tauglichen ITler haben sie typischerweise selber. Eine VHS ohne so einen Dozenten wird wohl weniger interessiert sein. Aber neue Dozenten kann man sich ja besorgen.
Wenn es in einer Stadt / Region viele Helfer gibt, dann sind möglicherweise einige bereit, statt vor Ort an einer VHS in der (weiteren) Umgebung zu helfen.
Wenn man einer VHS drei oder vier Helfer anbieten kann, dürfte es am leichtesten sein, sie für eine LPD-Beteiligung zu gewinnen. Über die Eibindung der Volkshochschulen dürfte es am einfachsten sein, den LPD in kleine Städte zu verbreiten (die zumeist weder LUG noch Linux-affine IT-Dienstleister haben). Das böte nicht nur die Chance, weitere LPD-Standorte zu haben, sondern wäre auch die beste Möglichkeit, dort die Gründung einer LUG zu unterstützen.
Eine VHS sollte nur in Absprache mit den Berliner Organisatoren kontaktiert werden, damit es nicht zu ungeplanten Doppelkontakten kommt. Es gibt eine eigene Seite für Volkshochschulen.